ทำความรู้จัก KPI ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ ที่สำคัญกับองค์กร

KPI ตัวชี้วัดความสำเร็จขององค์กร ที่ทุกบริษัทจำเป็นต้องมี เพื่อวัดผลตามเป้าหมายที่วางไว้โดยปกติการทำงานในแต่ละองค์กร จะมีการตั้งเป้าหมายตามมาตรฐานขององค์กร และ วัดผลความสำเร็จ เพื่อความก้าวหน้าทางธุรกิจ จึงมีการสร้างตัวชี้วัดประเมินผลงานขึ้นมาเรียกว่า KPI 

หลายองค์กรนิยมใช้ KPI ที่ตั้งไว้มาประกอบการดำเนินงานในส่วนต่างๆขององค์กร ทำให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนไปตามเป้าหมายได้อย่างมีคุณภาพบนมาตรฐานขององค์การ และบรรลุเป้าหมายได้ตามคาดหวัง แล้วKPI คืออะไร มีอะไรบ้าง มาทำความรู้จักกันในบทความนี้

KPI คืออะไร ?

KPI คือ ตัวชี้วัดผลความสำเร็จขององค์กร โดยนำมาวัดกับผลการทำงานบนมาตรฐาน และเป้าหมายตามที่องค์กรตั้งไว้ สามารถใช้วัดผลการทำงานของพนักงาน และ วัดผลความก้าวหน้าขององค์กรได้ เพื่อการพัฒนาและปรับปรุงผลงานดีขึ้น และ รักษามาตรฐานขององค์กรต่อไป

KPI มีชื่อเต็มว่า Key Performance Indicator

K = Key คือ เป้าหมายหลักขององค์กร เป็นกุญแจสำคัญในการดำเดินธุรกิจ

P = Performance คือ คุณภาพ และ ประสิทธิภาพ ในการดำเนินงาน

I = Indicator คือ ดัชนี ตัวชี้วัด ผลงาน

Key Performance Indicator จึงมีความหมายถึง ตัวชี้วัดผลความสำเร็จขององค์กร

ประเภทการวัดผลของ KPI

1. การวัดผลทางตรง

เป็น KPI ที่วัดผลโดยตรง แสดงผลตามความเป็นจริงอย่างชัดเจน ด้วยค่าตัวเลขต่างๆ และแสดงหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้ ซึ่งวัดผลออกมาเป็นอัตราส่วน Ratio Scale เช่นยอดขาย , จำนวนสินค้า , จำนวนงานทั้งหมด เป็นต้น

2. การวัดผลทางอ้อม

เป็นการวัดผลโดยมองจากภาพรวม ไม่มีตัวเลขหรืออัตราส่วนที่ชัดเจน ต้องอาศัยคนช่วยประเมิน เช่น พฤติกรรมในที่ทำงาน บุคลิกภาพ ทัศนคติ ความสามารถในการทำงาน เป็นต้นโดยแต่ละองค์กรจะมีเกณฑ์คะแนนที่ต่างกัน

KPI สามารถวัดได้ทั้ง เชิงบวก  และ เชิงลบ

1. Positive KPI การวัดผลเชิงบวก

เป็น KPI ที่ใช้วัดผลความก้าวหน้าเชิงบวก ใช้วัดผลในด้านดีตามเป้าหายขององค์กรที่ตั้งไว้ ยกตัวอย่างเช่น ผลกำไร ยอดขาย ความประทับใจของลูกค้า หรือ คุณภาพการผลิต เป็นต้น

2. Negative KPI การวัดผลเชิงลบ

การวัดผลเชิงลบ ใช้วัดถึงความผิดพลาด จุดบกพร่อง ปัญหาที่เกิดขึ้น เป็นดัชนีชี้วัดที่นำเอาค่าความเสียหายมาเป็นเกณฑ์ เช่น วัดการขาดทุน ความผิดพลาดในการผลิต จำนวนสินค้าที่ไม่ผ่าน QC หรือ จำนวนการร้องเรียนจากลูกค้า

ควรทำอย่างไรให้ KPI ได้ผลดี ?

หากต้องการทำ KPI ให้ได้ผลดี จะต้องทำการวัดผลที่เหมาะสมกับลักษณะงาน ที่ถูกต้อง แม่นยำ สมเหตุสมผล และ มีความน่าเชื่อถือ นิยมใช้หลักเกณฑ์ในการวัดผลแบบ Smart KPI โดยคำว่า SMART สามารถแยกความหมายตามตัวอักษรดังนี้

S Specific =  กำหนดเป้าหมายแบบเจาะจง ชัดเจน

M Measurable = วัดผลออกมาเป็นรูปธรรมได้

A  Attainable/Achievable = กำหนดเป้าหมายอย่างเหมาะสม และบรรลุผลได้จริง

R Relevant = เป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายที่ตั้งไว้

T Timely = การกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน

ตัวชี้วัดหลัก KPI มีวิธีกำหนดแบบไหน

KPI จะมีคุณภาพและเกิดประโยชน์สูงได้ ส่วนหนึ่งมาจากการกำหนดตัวชี้วัดที่มีประสิทธิภาพ อันเป็นหลักสำคัญในการประเมินผลงาน จึงต้องทำการกำหนดอย่างละเอียด และ เหมาะสมบนพื้นฐานของความเป็นไปได้ในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร วิธีการกำหนดมีดังนี้

1. กำหนดตัวชี้วัดระดับองค์กร (Organization indicators)

สิ่งแรกที่ควรทำคือ การกำหนดเป้าหมายให้กับองค์กรให้ชัดเจน เพื่อให้บุคลากรทุกคนเข้าใจตรงกันถึง วัตถุประสงค์ และนำไปเป็นแนวทางในการทำหน้าที่ให้สอดคล้องกัน การวัดผลในระดับองค์กร จะแสดงให้เห็นถึงความสำเร็จที่เกิดขึ้น ว่ามากน้อยแค่ไหน

2. กำหนดตัวชี้วัดในระดับหน่วยงาน (Department indicators)

การกำหนดตัวชี้วัดหน่วยงาน จะต้องสอดคล้องกับตัวชี้วัดองค์กรด้วย ซึ่งแต่ละหน่วยงาน จะมีการประเมินผลตามตัวชี้วัดที่ต่างกันตามลักษณะสายงานของแต่ละหน่วย จึงจำเป็นต้องกำหนดให้เหมาะสมกับเป้าหมาย และสามารถนำมาเป็นเกณฑ์ประเมินผลของแผนก หรือ บุคคลได้ด้วย

3. กำหนดตัวชี้วัดรายบุคคล (Department indicators)

ตัวชี้วัดรายบุคคล คือหน่วยที่เล็กที่สุด เป็นการประเมินประสิทธิภาพในหารทำงานที่มีความสำคัญมาก เนื่องจาก พนักงานคือผู้ที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างยั่งยืน การวัดผลรายบุคคล จะต้องสอดคล้องกับหน้าที่ของแต่ละคนอย่างเหมาะสมด้วยเช่นกัน

4. กำหนดตัวชี้วัดรอง (Secondary indicators)

ตัวชี้วัดรองคือ ตัวชี้วัดที่เป็นตัวช่วยเสริมการพิจารณาประเมินผลที่ละเอียดขึ้น สำหรับองค์กรที่ไม่ได้มีการชี้วัดเป็นตัวเลข เช่น ธุรกิจด้านบริการ งานสนับสนุน หน่วยงานธุรการ ฯลฯ แต่สำหรับองค์กรที่มีการวัดผลเป็นตัวเลขชัดเจนอย่าง จำนวนการผลิต กำไร ขาดทุน ยอดขาย อาจไม่ต้องใช้ตัวชี้วัดรองก็ได้ 

KPI มีประโยชน์อย่างไร

1. สามารถประเมินการทำงานของพนักงานได้ว่า ทำตาม Kpi ได้ดีหรือไม่ ต้องพัฒนาอะไร
2. วัดผลความสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กรว่าทำได้ตามเป้าหมายแค่ไหน
3. มีประโยชน์ในการพิจารณาการเพิ่มเงินเดือน หรือโบนัสรายปีของพนักงาน
4. วัดผลความผิดพลาด หรือ จุดบกพร่อง เพื่อหาแนวทางแก้ไขและปรับปรุง
5. นำผลการประเมินมาวางแผนทิศทางของธุรกิจในอนาคตได้
6. ใช้ผลการประเมินที่ได้มาเป็นหลักในการปรับ KPI ของปีถัดไปได้

บทสรุป

KPI ถือเป็นตัวชี้วัดที่มีความสำคัญกับองค์กรอย่างมาก เนื่องจากทำให้เห็นแนวทางในการดำเนินงานอย่างชัดเจน และมีเป้าหมายที่ตรงกัน การกำหนดตัวชี้วัดให้สอดคล้องกันตั้งแต่ระดับองค์กรไปจนถึงรายบุคคล จะทำให้องค์การขับเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างมั่นคง

สำหรับธุรกิจใดที่อยากประสบความสำเร็จมากขึ้น มียอดขายและกำไรที่สูงขึ้น ด้วยการกำหนด KPI ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด บริษัท เอเชีย เสิร์ช โซลูชั่นส จะเป็นที่ปรึกษาด้านการตลาดออนไลน์ ที่ช่วยให้องค์กรของคุณ บรรลุเป้าหมายตาม KPI ที่กำหนดได้ดียิ่งขึ้น ด้วยกลยุทธ์ด้านการตลาดที่ได้ผล เช่น SEO , Facebook Ads , Google Ads , ทำเว็บไซต์ รวมถึงบริการอื่นๆ ที่หลากหลายและครบวงจรที่สุด