Google Workspace คืออะไร สำหรับธุรกิจจำเป็นต้องใช้หรือไม่ ?

สำหรับองค์กรหรือธุรกิจต่าง ๆ แพลตฟอร์มที่ช่วยในการทำงานไม่ว่าจะเป็น เก็บข้อมูล การนำเสนอหรือ ทำงานเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ คงหนีไม่พ้น Microsoft office แต่ในปัจจุบันโดยยุคสมัยที่เปลี่ยนไปมีแพลตฟอร์มดิจิทัลมากมายสำหรับธุรกิจ อย่าง Google Workspace ที่หลายคนจะรู้จักในชื่อว่า G Suite แน่นอนว่าจะทำให้การทำงานของทุกคนเปลี่ยนไปที่เราสามารถ Connect หากันได้ง่ายขึ้น และยังสามารถเข้าไปทำงานรวมกันในเวลาเดียวได้ง่ายมาก ๆ เพียงแค่ส่งลิงก์ไปเท่านั้น

Google Workspace เพื่อช่วยให้ธุรกิจทำงานจากระยะไกลได้ในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้ตอนนี้ทุกองค์กรธุรกิจหันมาใช้ Google Workspace ในการทำงานเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากแพลตฟอร์ม Google Workspace ทั้งหมดเป็นรูปแบบเว็บ จึงทำงานได้บนอุปกรณ์ทุกประเภท ตั้งแต่อุปกรณ์ Android และ iOS ไปจนถึง Windows, Mac และอุปกรณ์ Chromebook  บทความนี้จะอธิบายว่า Google Workspace คืออะไร มีอะไรให้บ้าง ไปดูกันเลย

ทำความรู้จักกับ  Google Workspace คืออะไร 

เป็นเรื่องที่น่ายินดีมาก ๆ สำหรับองค์กรหรือธุรกิจต่าง ๆ ที่เราสามารถเชื่อมต่อข้อมูลต่าง ๆ ถึงกันได้ง่ายขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ส่งให้กันไปมา ทางก็ Google จึงมีการสร้าง Google Workspace ซึ่งก่อนหน้านี้หลายคนอาจจะรู้จักในชื่อ G Suite โดยเป็นชุดของเครื่องมือการทำงานเหมือนกับ Microsoft office สำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในองค์กรหรือธุรกิจ รวมไปถึง Gmail , Google Drive ,  Google Meet ที่สามารถตอบสนองการทำงานภายในองค์กรได้อย่างสะดวกมาก ๆ 

Google Workspace ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและปรับปรุงกระบวนการทำงานในธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ ด้วยเครื่องมือมากมายอย่าง  Google Docs, Sheets, และ Slides  ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสาร, จัดการอีเมล, จัดเก็บและแชร์ไฟล์, จัดการปฏิทิน, และจัดการประชุมออนไลน์ได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพียงแค่ดึงเมลของผู้ที่ต้องการให้เข้าถึงข้อมูลนั้น ๆ เข้าไปก็สามารถเข้าไปแก้ไขหรือดูรายละเอียดต่าง ๆ ได้ง่ายมากขึ้น 

นอกจากนี้ Google Workspace ยังมีฟีเจอร์เพิ่มเติมสำหรับธุรกิจ เช่น การจัดการอุปกรณ์มือถือ, ตัวเลือกการตั้งค่าความปลอดภัยขั้นสูง, และการสนับสนุนด้านเทคนิค เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลและทรัพยากรไอทีได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ทำให้หลาย ๆ ธุรกิจหันมาใช้ Google Workspace เป็นตัวหลักในการทำงานเพื่อให้ง่ายและเชื่อมต่อข้อมูลการทำงานต่าง ๆ ได้เร็วมากยิ่งขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง สอนใช้เครื่องมือ Google Trends ล่าสุด 2024

ผลิตภัณฑ์บน Google Workspace มีอะไรให้ใช้งานสำหรับธุรกิจบ้าง ?

บอกเลยว่า Google Workspace มีชุดเครื่องมือนวัตกรรมที่โฮสต์บนระบบคลาวด์ของ Google ซึ่งออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานได้ต่าง ๆ ในองค์กรที่สามารถทำงานร่วมกัน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ในการใช้ Google Workspace ที่มีให้บริการต่าง ๆ มีผลิตภัณฑ์ที่จะทำให้การทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยดังต่อไปนี้

Gmail

สร้างบัญชีอีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพและเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานได้มากเท่าที่คุณต้องการโดยใช้บริการโฮสต์อีเมลของ Gmail นี่คือหนึ่งในประโยชน์หลักของ Google Workspace สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สำหรับ Gmail มีฟีเจอร์อื่น ๆ มากมายที่เราสามารถใช้ประโยชน์ได้ ไม่ว่าจะเป็น การตั้งเวลาอีเมล, Google แปลภาษา, การแจ้งเตือน “Nudge” และฟีเจอร์ช่วยเขียนซึ่ง ใช้ Google AI เพื่อเขียนอีเมลของคุณได้ง่าย ๆ อีกด้วย

Google Docs, Sheets, and Slides

แน่นอนว่าหลาย ๆ องค์กรหรือธุรกิจการทำงานพวกเอกสารต่าง ๆ ทาง Google ก็มีบริการแอปสร้างเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ เหมือนกับ Microsoft office ก็มีเช่นกัน เพื่อสร้างและแก้ไขเอกสารข้อความ สเปรดชีต หรืองานนำเสนอจากภายในเว็บเบราว์เซอร์แบบออนไลน์ได้ สามารถช่วยเหลือผู้คนในการทำงานร่วมกันในทีมพร้อม ๆ กันได้ สามารถแก้ไขแบบเรียลไทม์ การแสดงความคิดเห็น การสร้างผู้เขียนหลายคน และการบันทึกอัตโนมัติ

Google Drive

ไม่มีใครไม่เคยใช้ Google Drive อย่างแน่นอน เพราะเป็นหนึ่งใน เครื่องมือการจัดเก็บเอกสารและไฟล์ต่าง ๆ ทั้งหมดของคุณไว้ใน cloud-hosted ซึ่งมีข้อดีคือเราสามารถแชร์เนื้อหาทั้งหมดได้อย่างง่ายดายด้วยลิงก์และการตั้งค่าสิทธิ์ของตนเอง และค้นหาบน Google Workspace 

Cloud Search

Google Cloud Search เป็นบริการที่ออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้ Google Workspace ที่เพิ่มความสามารถในการค้นหา ซึ่งสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากผลิตภัณฑ์ต่างๆ ภายใน Google Workspace ของตน เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar และอื่นๆ Cloud Search ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาอีเมล, เอกสาร, ปฏิทินการนัดหมาย และข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บอยู่ในบัญชี Google Workspace ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การค้นหาข้อมูลเป็นเรื่องง่ายและประหยัดเวลามากขึ้น

Google Calendar

เป็นบริการปฏิทินออนไลน์ที่ให้บริการโดย Google ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไขเหตุการณ์ต่างๆ จัดตารางนัดหมาย และติดตามกิจกรรมสำคัญได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ช่วยให้คนในองค์กรกำหนดเวลาการประชุมภายในและภายนอกได้อย่างง่ายดาย และ การสร้างปฏิทินหลายรายการ การแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับการประชุม และการผสานรวมปฏิทินกับห้องประชุมและของคุณ สมุดบันทึกของเพื่อนร่วมงานเพื่อป้องกันการสื่อสารไปมาเกี่ยวกับความพร้อมใช้งาน

Google Hangouts/Meet

ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้คนสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะในยุคที่การทำงานจากระยะไกลและการประชุมออนไลน์กลายเป็นสิ่งที่จำเป็นมากขึ้น ทั้งสองบริการมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ทีมและองค์กรต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผล แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในที่เดียวกันก็ตาม สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 250 คนต่อการโทร และรองรับผู้ชมได้ 100,000 คนสำหรับกิจกรรมสตรีมมิงแบบสด

ประโยชน์ของ Google Workspace สำหรับธุรกิจในปัจจุบัน

แพลตฟอร์มอื่น Google Workspace มีบริการที่ธุรกิจหรือองค์กรต่าง ๆ สามารถเข้าไปเลือกใช้เพื่อสร้างประโยชน์มากมายให้คุณอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าจะเป็น Google Docs, Sheets, and Slides และอื่น ๆ ช่วยในการทำงานได้เป็นอย่างดี และ Google Workspace ยังมีประโยชน์มาก ๆ ที่ทุกธุรกิจควรรู้

สามารถการทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว 

เมื่อการทำงานจากระยะไกลกลายสิ่งที่หลาย ๆ บริษัททำการมากขึ้น  การมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ ด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Gmail, Google Meet, Google Chats และอื่นๆ Google Workspace ช่วยให้ธุรกิจทำงานร่วมกับลูกค้า พาร์ทเนอร์ ซัพพลายเออร์ และทีมทั่วทั้งองค์กรได้อย่างง่ายดาย 

 ลดค่าใช้จ่าย

Google Workspace ช่วยให้การทำงานต่าง ๆ มีความคุ้มทุนมากขึ้น เนื่องจากมีตัวเลือกที่สามารถเข้าไปใช้บริการฟรี ๆ สำหรับธุรกิจที่ต้องการความปลอดภัยในการเก็บข้อมูลต่าง ๆ เลือกการสมัครใช้บริการสำหรับบุคคลธรรมดา ธุรกิจขนาดเล็ก องค์กรขนาดใหญ่ และโรงเรียน ที่มีค่าใช้จ่ายน้อยมาก ๆ หากเทียบกับสิ่งที่จะได้รับ 

ใช้งานพร้อม ๆ กันได้ จัดการปัญหาได้เร็วขึ้น

ทุกบริการต่าง ๆ ภายใน Google Workspace มีการทำงานร่วมกันที่คุณสามารถเข้าไปทำงานได้ไม่ว่าจะอุปกรณ์ใด ๆ ก็ตาม สามารถรวมศูนย์การจัดการข้อมูลของตน และเข้าถึง จัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ การผสานรวม Google Workspace ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่จำเป็นต้องสลับระหว่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ และลดเวลาที่ใช้ในการทำงานซ้ำ ๆ แก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้รวดเร็ว

ใช้งานบนอุปกรณ์ได้หลากหลายพร้อมกัน

Google Workspace ใช้งานได้บนอุปกรณ์มือถือ แท็บเล็ต  ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารและไฟล์จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของตนได้ รองรับตั้งแต่อุปกรณ์ Android และ iOS ไปจนถึง Windows, Mac และอุปกรณ์ Chromebook สิ่งนี้สามารถช่วยให้ทีมเชื่อมต่อกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้ในขณะเดินทางก็สามารถเข้าไปทำงานได้อย่างง่ายดาย

 การรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร

Google Workspace ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงความปลอดภัย เอกสารและไฟล์ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ และ Google ก็มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับองค์กร เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย การเข้ารหัสข้อมูล และมาตรการป้องกันฟิชชิ่ง สิ่งนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลได้

สรุป

Google Workspace  ช่วยให้ธุรกิจต่าง ๆ เพิ่มฟังก์ชันการทำงานลงในบัญชี Google Workspace ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ซึ่งไม่จำเป็นจะต้องเป็นธุรกิจที่จะเหมาะสมกับการใช้งาน Google Workspace คนธรรมดานักเรียนนักศึกษาก็สามารถเข้าไปใช้งานผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ เพื่อช่วยในการทำงานได้มากมาย และส่งต่อไปยังผู้คนมากมายได้รวดเร็ว นอกจากนี้ Google Workspace ทั้งหมดยังผ่านกระบวนการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของ Google ช่วยให้แน่ใจว่าธุรกิจสามารถไว้วางใจในการใช้งานได้อย่างแน่นอน

ทาง Digital Marketing Agency รับทำการตลาดออนไลน์ ก็มีการใช้งาน Google Workspace เพื่อช่วยในการทำงานในบริษัทและกับพาร์ทเนอร์ให้ราบรื่นในการทำงานได้อยากมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราเป็นมีบริการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น รับทำ SEO สายขาว , รับเขียนบทความ SEO , รับดูแลเพจ Facebook และอื่น ๆ ที่นำ Google Workspace มาใช้รวมกับการทำงานเพื่อให้สามารถเชื่อมต่อการทำงานระหว่างองค์กรได้ง่ายมากขึ้นอีกด้วย