วิธีตั้งคำถามในการบรีฟงานกับลูกค้า ได้งานออกมาตรงใจลูกค้ามากสุด

ในการทำงานโดยเฉพาะงานที่ต้องมีการประสานงานกับหลาย ๆ ส่วน อย่างตำแหน่ง AE ที่ต้องค่อยติดต่อประสาทงานกับลูกค้าทีมงานต่าง ๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ออกมาตรงตามความต้องการของลูกค้ามากที่สุด หากคุณต้องการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความสำเร็จในการทำงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยทำ Design Brief และคิดคำถามในการบรีฟงานกับลูกค้า เพื่อสร้างแผนงานที่ชัดเจนสำหรับการทำงานในการช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ดีขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ 

วิธีการตั้งคำถามกับลูกค้าเพื่อให้การทำงานประสบความสำเร็จ

เนื่องจากโปรเจ็กต์ส่วนใหญ่ของ Marketing Agency เป็นการทำงานร่วมกันและเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคน โดยเฉพาะเจ้าของแบรนด์ที่เข้ามาใช้บริการกับ Marketing Agency ที่มีความขาดหวังเยอะมาก ๆ กับผลงานที่จะได้รับ ทำให้ทาง Agency จะต้องมีการบรีฟงานกับทางแบรนด์เพื่อให้ได้ข้อมูลมากที่สุด และต้องตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพื่อให้การทำงานออกมามีประสิทธิภาพ

การบรีฟงานสามารถมีได้หลายรูปแบบและเป็นไปตามเทมเพลตที่แตกต่างกันมากมายในแต่ละโปรเจ็กต์  ทุกการบรีฟงานแต่ละประเภทมีความแตกต่างกันดังนั้นจึงไม่มีสูตรตายตัวสำหรับการทำบรีฟที่สมบูรณ์แบบ อาจเป็นแผนงานที่เป็นทางการ มีความยาว และมีรายละเอียด หรืออาจเป็นแผนงานหน้าเดียวเรียบง่ายและสั้นก็ได้ อย่างไรก็ตามการสร้าง Design Brief ให้มีประสิทธิภาพมีองค์ประกอบสำคัญหลายอย่างที่ทำให้เป็นบรีฟออกมาดีที่สุด และสร้างความเข้าใจให้กับทีมงานและเจ้าของแบรนด์ได้

ทาง Asia Search จึงได้รวบรวมเทคนิคการสร้างคำถามบรีฟงานเพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้ในการกำงานได้ดังนี้

ภาพรวมของโปรเจ็กต์

ส่วนของภาพรวมโปรเจ็กต์ในบรีฟของคุณควรให้คำอธิบายที่ชัดเจนและกระชับเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ของคุณ ควรครอบคลุมถึงเหตุผลต่าง ๆ “ทำอะไร? เพื่ออะไร? ทำใม?” ในการทำงาน เช่น เราต้องการภาพเคลื่อนไหวโลโก้ในรูปแบบ MP4 เพื่อใช้ในการแนะนำวิดีโอแนะนำผลิตภัณฑ์ของเรา หรือ กำลังมองหาเอเจนซี่การตลาดออนไลน์ ในการดำเนินโปรเจ็กต์สร้างแคมเปญทางการตลาด ผ่านช่องทางโซเชียลของทางแบรนด์ เพื่อสร้างการรับรู้ที่เพิ่มมากขึ้น และเพิ่มยอดขายในผลิตภัณฑ์ชิ้นนี้ เพิ่มประสิทธิภาพเว็บไซต์ การทำ SEO ให้ติดหน้าแรก เป็นต้น ส่วนนี้จะต้องมีการถามลูกค้าให้ชัดเจนที่สุด ตัวอย่างคำถามในการใช้ถามลูกค้า

• กำลังสร้างอะไรอยู่?
• กำลังพยายามแก้ไขปัญหาอะไร
• คาดว่าสิ่งที่ได้รับต้องมีอะไรบ้างเมื่อโปรเจ็กต์แล้วเสร็จ ?

เป้าหมายและวัตถุประสงค์

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการวางแผนโปรเจ็กต์และการปรับให้สอดคล้องกับสิ่งที่คุณ (หรือลูกค้าของคุณ) ต้องการบรรลุผล สร้างความแตกต่างระหว่างเป้าหมายและวัตถุประสงค์ เป้าหมายอธิบายถึงวัตถุประสงค์โดยรวมของโครงการ ในขณะที่วัตถุประสงค์เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จที่เป็นรูปธรรมในการบรรลุเป้าหมาย ยิ่งข้อมูลเหล่านี้เฉพาะเจาะจงและไม่คลุมเครือ เส้นทางการทำงานของคุณก็จะยิ่งชัดเจนมากขึ้นเท่านั้น ต่อไปนี้เป็นคำถามบางส่วนที่อาจช่วยให้เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการมีความชัดเจน

• ผลลัพธ์ที่คุณต้องการในโปรเจ็กต์เป็นอย่างไร ?
• คุณกำลังออกต้องการสร้างสิ่งใหม่ ๆ ใช่หรือไม่ ? ทำไม ?
• นี่เป็นครั้งแรกที่คุณพยายามแก้ไขปัญหาของโปรเจ็กต์นี้หรือไม่?

ตลาดเป้าหมายหรือกลุ่มเป้าหมาย

การทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายเป็นขั้นตอนแรกในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เลือกลูกค้าในอุดมคติ และสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์เพื่อให้เข้าตากลุ่มเป้าหมาย สรุปลักษณะทางประชากรศาสตร์และลักษณะทางจิตวิทยา รวมถึงปัญหาที่ทางแบรนด์ควรต้องการแก้ไขเพื่อให้สอดคล้องกับกลุ่มเป้าหมายมากที่สุด เป็นสิ่งที่คุณจะต้องเลือกเกี่ยวกับเบื้องหลังของแบรนด์ที่เข้ามาสร้างคุณในการทำงาน ตัวอย่างคำถามในการใช้ถามลูกค้า อย่างการใช้ STP marketing เข้ามาช่วย

• ลูกค้าในอุดมคติคือใคร?
• ข้อมูลประชากร นิสัย และเป้าหมายคืออะไร?
• จะใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณเมื่อใดและอย่างไร?

งบประมาณและกำหนดการของโปรเจ็กต์

การทำความเข้าใจงบประมาณและระยะเวลาในการทำงานต่าง ๆ ถือเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนของ Design brief การชี้แจงข้อจำกัดและความคาดหวังล่วงหน้าเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาโปรเจ็กต์ให้เป็นไปตามแผน และหลีกเลี่ยงความขัดแย้งและขอบเขตการทำงานที่ทับซ้อน ทั้งกำหนดการและงบประมาณควรเป็นไปตามความเป็นจริงและยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นหรืออุปสรรคที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างคำถามในการใช้ถามลูกค้า

• ข้อจำกัดด้านงบประมาณในโปรเจ็กต์นี้มีอะไรบ้าง ? มีความยืดหยุ่นแค่ไหน?
• โปรเจ็กต์นี้ต้องสอดคล้องกับกำหนดเวลาภายในใดบ้าง ?
• เหตุการณ์สำคัญที่สำคัญภายในโปรเจ็กต์คืออะไร?

ผลงานของโปรเจ็กต์

การปรับให้สอดคล้องกับผลงานขอโปรเจ็กต์เป็นหนึ่งในวัตถุประสงค์หลักของ Design brief แม้แต่ความเข้าใจผิดเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็สามารถสร้างปัญหาใหญ่ได้หากไม่ได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด ต่อไปนี้เป็นคำถามบางส่วนที่อาจช่วยให้คุณสามารถสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นได้ว่าคุณต้องการให้ผลงานของโปรเจ็กต์เป็นไปตามที่ต้องการ

• คุณหรือลูกค้าของคุณคาดหวังว่าจะได้รับอะไรเมื่อสิ้นสุดโปรเจ็กต์?
• รูปภาพแบบใดที่ควรใช้งานได้ ?
• ต้องใช้ขนาดและความละเอียดเท่าใด ?

ข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ 

คุณอาจต้องใส่รายละเอียดเพิ่มเติมในบรีฟของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรเจ็กต์ที่ได้ทำ โดยคนสามารถตั้งคำถามอื่น ๆ ที่เห็นว่ามีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน เพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด Sales Funnel ตัวอย่างคำถามอื่น ๆ เช่น

• ใครคือคู่แข่งหลักที่ต้องการเอาชนะ ?
• สิ่งคุณไม่อยากเห็นในโปรเจ็กต์นี้ ? 
• ใครจะเป็นผู้อนุมัติโปรเจ็กต์ขั้นสุดท้าย ? 

บทความที่เกี่ยวข้อง GTCMIT สูตรลับมาร์เก็ตติ้งเพิ่มประสิทธิภาพการบรีฟงาน

เหตุใดเราควรเตรียมคำถามเพื่อสร้างการบรีฟงานกับลูกค้า  

มีข้อดีหลายอย่างในการมีบรีฟงานที่ชัดเจน และมีการเตรียทตัวก่อนเข้าไปบรีฟงานเพื่อให้ได้ข้อมูลมากที่สุด เมื่อเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่จะช่วยให้คุณมีเวลาทำความเข้าใจความแตกต่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ของแบรนด์และกลุ่มเป้าหมายอย่างแท้จริง บรีฟการออกแบบยังสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าความคิดเห็นของทางแบรนด์มีคุณค่าและทุกฝ่ายมีเป้าหมายเดียวกันเพื่อให้บรรลุผลได้สำเร็จตามที่ต้องการ โดยมีเหตุผลดังนี้

• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีมงานและลูกค้าที่เชื่อถือได้มากขึ้น
• รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแบรนด์และกลุ่มเป้าหมาย
• เชิญลูกค้าให้มีส่วนร่วมในโปรเจ็กต์มากขึ้น
• จัดลำดับเวลาและงบประมาณที่เหมาะสมก่อนที่โปรเจ็กต์จะเริ่มต้น
• กำหนดมาตรฐานสำหรับคุณภาพและประเภทของการส่งมอบที่จำเป็น

สรุป

การตั้งคำถามต่าง ๆ เพื่อให้ได้งานนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการประสานงานกับลูกค้า โดยเฉพาะ Marketing Agency การจะทำงานเพื่อตอบโจทย์ลูกค้าให้เข้าใจและถูกใจลูกค้า จึงต้องมีการสร้างบรีฟงานที่ละเอียดซึ่งการจะได้ข้อมูลต่าง ๆ การตั้งคำถามจึงต้องครอบคลุมทั้งหมดเพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากที่สุด