PDCA คืออะไร  ช่วยให้ธุรกิจสามารถพัฒนาสู่เป้าหมายได้อย่างไร ?

การแก้ปัญหาในเชิงธุรกิจเป็นสิ่งที่หลายคนจะต้องมีการวางแผนไว้ตั้งแต่ต้นเพื่อให้สามารถรับมือกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นมาได้ในทันที แน่นอนว่าการทำธุรกิจจะต้องมีเป้าหมายที่จะไปถึงแต่กว่าจะไปถึงนั้นก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย และจะต้องจบเจอกับปัญหาต่าง ๆ ที่จะเข้ามาระหว่างทางอย่างแน่นอน ทำให้วันนี้เราจะมาแนะนำเกี่ยวกับ PDCA ซึ่งจะเป็นกลยุทธ์ธุรกิจที่จะทำให้เราสามารถจัดการกับปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างเป็นระบบเพื่อให้เดินทางไปสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นคง

ทำความรู้จักกับ PDCA คืออะไร ช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร

PDCA ย่อมาจาก  Plan-Do-Check-Act ถือเป็นวิธีการปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบของธุรกิจในระยะยาว ซึ่งจะเป็นขั้นตอนที่ธุรกิจสามารถสร้างขึ้นมาเพื่อช่วยให้แผนการที่จะเป้าถึงเป้าหมายนั้นได้รับการแก้ไขหากเกิดปัญหาอย่างถูกต้อง แต่ละขั้นตอนของ PDCA จะหมายถึงวงจรการวางแผนทำ-ตรวจสอบ-ดำเนินการอย่างต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ ให้บรรลุเป้าหมายธุรกิจ และเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานซ้ำ ๆ ได้อีกด้วย

PDCA ถูกคิดค้นโดย Dr. Walter Andrew Shewhart ในปี 1939 แต่ได้รับการพัฒนาเพิ่มเติมโดย Dr. William Edwards Deming ในปี 1950 เพื่อช่วยให้องค์กรต่าง ๆ สามารถนำ PDCA ไปใช้ในการทำงานให้บรรลุผลการปรับปรุงที่ก้าวหน้ายิ่งขึ้นไป และเพื่อให้ธุรกิจสามารถติดตามคุณภาพของการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงานได้อีกด้วย ซึ่งเรียกว่า Deming Wheel ทำให้ PDCA กลายเป็นเครื่องมือกลยุทธ์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับธุรกิจในทุกอุตสาหกรรมเรื่อยมา

PDCA ทำงานอย่างไร

PDCA เครื่องมือในการจัดการกระบวนการทำงานเพื่อป้องกันการเกิดข้อผิดพลาด สามารถช่วยทำให้บริษัทแตกต่างจากคู่แข่งที่จะทำให้ไปถึงเป้าหมายได้อย่างมั่นคง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกธุรกิจปัจจุบัน ซึ่งธุรกิจต่าง ๆ มีการแข่งขันกันสูงมาก ๆ และมีกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่แปลกใหม่ ทำให้การทำ PDCA มีส่วนสำคัญที่จะช่วยวางแผน และค้นหาวิธีปรับปรุงกระบวนการ ลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าในระยะยาว

บทความที่เกี่ยวข้อง Market Segmentation คืออะไร ช่วยทำการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลังการใช้เครื่องมือ PDCA ในธุรกิจปัจจุบัน

ธุรกิจจำนวนมากใช้เครื่องมือ PDCA โดยไม่รู้ตัวเพื่อช่วยวางแผนหรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้กับธุรกิจของตน เพราะ PDCA มีหลายอย่างที่เป็น​​หลักการพื้นฐานของการวางแผนเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจ และ Digital Marketing Agency มากมายก็มีการใช้วิธีการนี้ไปใช้กับแผนการดำเนินการต่าง ๆ ด้วย โดย PDCA มี องค์ประกอบทั้งสี่มีดังต่อไปนี้

Plan

Plan ที่แปลว่าแผน เป็นขั้นตอนแรกของการดำเนินการต่าง ๆ ทางธุรกิจที่จะต้องมีการวางแผนเอาไว้ สำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจควรสะท้อนถึงพันธกิจและค่านิยมขององค์กร จัดทำแผนเพื่อเข้าไปสู่เป้าหมายที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายอย่างชัดเจน รวมถึงอธิบายปัญหาที่ต้องแก้ไขระหว่างดำเนินการทั้งหมดที่จะเกิดขึ้น ที่จะต้องระบุลงไปในแผนการดำเนินการอย่างชัดเจน 

หากให้ดีจะต้องมีการตั้งคำถามเพื่อสร้างข้อมูลเป็นรูปธรรมในแผนเกี่ยวกับปัญหาต่าง ๆ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น เช่น สาเหตุของปัญหาคืออะไร? , มาตรฐานและขั้นตอนกระบวนการเฉพาะคืออะไร ? , ทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็นในการดำเนินการตามการเปลี่ยนแปลง ? , อะไรคืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในการบรรลุเป้าหมายของโครงการ? สิ่งเรานี้จะทำให้คุณรู้ว่าระยะวางทางนั้นควงรจะตั้งรับกับปัญหาได้อย่างไร 

DO

ต่อมาจะเป็นขั้นตอนของการลงมือทำ เนื่องจากคุณได้ระบุวิธีข้อมูลแผนดำเนินการต่าง ๆ รวมถึงวิธีแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้ในระยะแรกแล้ว ในขั้นตอนนี้จะใช้การดำเนินการโครงการที่ไม่ใหญ่ก่อนเพื่อทดลองประสิทธิภาพของแผนที่ทำขึ้นมา และใช้กับโครงการที่มีสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้ง่าย เช่น แผนก หรือเฉพาะกับกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ  โดยจะต้องมั่นใจหากแผนนี้ไม่ได้ผลหรือส่งผลเสียต่อกระบวนการหรือธุรกิจของคุณ ก็จะไม่เกิดความเสียหายมากนักในการจัดการและทรัพยากรที่ใช้ไป

หลังจากการทดสอบครั้งแรก ให้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดที่เก็บมาได้ และนำไปตรวจสอบในขั้นตอนต่อไป

Check

โดยปกติแล้วควรมีการตรวจสอบสองครั้งตลอดทั้งโครงการ โดยใช้ข้อมูลจากขั้นตอนก่อนหน้า เพื่อประเมินประสิทธิภาพของแผนการที่นำไปใช้ การตรวจสอบควบคู่ไปกับการนำไปปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ และการทบทวนโครงการที่ครอบคลุมมากขึ้น ประเมินว่าผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจหรือไม่ และแนวทางแก้ไขทำงานได้ตามวัตถุประสงค์แล้วหรือไม่ หรือจำเป็นต้องปรับปรุงเพิ่มเติมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโดยรวมหรือไม่  เมื่อเสร็จสิ้นจะสะท้อนถึงความสำเร็จและความล้มเหลว เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนได้ในอนาคตนั้นเอง

Act

ขั้นตอนสุดท้ายคือการดำเนินการแก้ไขเมื่อมีวิเคราะห์และตรวจสอบปัญหาทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากครั้งแรกและครั้งต่อ ๆ มา เครื่องมือ PDCA สามารถเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกและอาจหาแนวทางใหม่ ๆ เพื่อมาตรวจสอบกระบวนการไปถึงเป้าหมายด้วยวิธีการใหม่ ๆ แล้วค่อย ๆ เก็บข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นภายใต้หลักเกณฑ์ใหม่ได้เสมอ

แนะนำบริการ รับทำการตลาด Shopee และ รับดูแล Lazada

ข้อดีและข้อเสียของเครื่อง PDCA

สำหรับ PDCA เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการปรับปรุงแผนธุรกิจที่จะนำไปสู่ผลสำเร็จในอนาคตอย่างต่อเนื่อง แต่  PDCA มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่คุณจะต้องรู้เอาไว้ก่อนในนำไป ไปดูข้อดีและข้อเสียของเครื่องมือ PDCA กันเลยว่าจะมีอะไรบ้าง

ข้อดี

• มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ต้องการเริ่มต้นการปรับปรุงแผนการดำเนินการให้ไปถึงเป้าหมายอย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีการที่เป็นระบบและขั้นตอนที่ตรวจสอบได้
• เป็นวิธีการที่ยืดหยุ่นสำหรับโครงการต่าง ๆ ของธุรกิจ สามารถนำขั้นตอนต่าง ๆ ไปปรับใช้กับแผนการดำเนินการและขั้นตอนการตรวจสอบปรับปรุงได้ง่าย ๆ
• ดำเนินการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและดูผลลัพธ์จากที่เกิดขึ้นได้จากการวิเคราะห์มูลที่มีการกำหนดไว้ในแผนการเรียบร้อยแล้ว
• ใช้ PDCA เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานและสร้างมาตรฐานให้กับธุรกิจของคุณ เพื่อให้พนักงานทุกคนทำงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน และตรวจสอบหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
• วิธีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะทำให้เจอวิธีการทำงานที่ดีที่สุด และเข้าถึงเป้าหมายได้เร็วที่สุดในโครงงานต่อ ๆ ไปที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

จุดด้อย

• เป็นเครื่องมือที่จะต้องทำซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อให้ได้แนวทางที่ดีที่สุด ไม่ใช่วิธีการที่มีประสิทธิภาพหากคุณวางแผนจะทำเพียงครั้งเดียว
• ต้องใช้เวลาในการดำเนินการและเรียนรู้
• ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ดีสำหรับโครงการเร่งด่วน 

สรุป

เครื่องมือ PDCA เป็นหนึ่งในวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพของโครงการต่าง ๆ ในธุรกิจทั่วไปเพื่อให้เข้าถึงผลลัพธ์หรือเป้าหมาย โดยจะมีการตั้งปัญหาต่าง ๆ ที่จะเจอในอนาคต เพื่อให้นำไปใช้ในการปฏิบัติงานทาง ๆ เพื่อหาวิธีการที่ดีที่สุดโดยใช้ PDCA ในการทำงาน ด้วยวิธีการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลนี้ ธุรกิจต่าง ๆ สามารถทำงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และบริการของตนได้อย่างต่อเนื่อง